Kreditkartenbuchhaltung - Teil 1

Mit der Firmenkreditkarte zu zahlen, fühlt sich an wie zahlen. Für die Buchhaltung ist jedoch kaum etwas passiert: Ein Dritter hat den Lieferanten bezahlt, und nun schulden Sie diesem Dritten den Betrag. Zwischen Ihren Belegen und Ihrem Bankkonto steht eine kleine revolvierende Schuld — und diese sauber abzubilden gehört zu den unscheinbar schwierigen Aufgaben der Vorbuchhaltung. Um genau dieses Problem geht es in dieser Serie.

Zwei Ströme, eine Lücke

Die Vorbuchhaltung sieht einen Geschäftsmonat als zwei Ströme. Belege und Rechnungen treffen ein und werden zu Aufwand; der Kontoauszug trifft ein und zeigt, was tatsächlich bezahlt wurde. Bei einer Kreditkarte laufen die beiden auseinander. Die Belege sind echt und der Aufwand ist echt — doch die Bank zeigt Wochen später eine einzige Zeile, die keinen davon erwähnt. Ein Kartenmonat, der uns durch die ganze Serie begleitet:

Kein Betrag auf dem Kontoauszug stimmt mit einem Beleg überein. Die 205 sind die Summe aus drei Belegen plus einer Gebühr, die niemand in Rechnung gestellt hat, und sie trifft nach ihrem eigenen Takt ein — möglicherweise vor den Belegen, möglicherweise lange danach. Um die beiden Ströme überhaupt zu verbinden, braucht die Buchhaltung das Glied dazwischen: die Karte.

Eine kleine revolvierende Schuld

Denn die Karte ist kein Zahlungsmittel; sie ist eine Schuld, die revolviert. Jede Abrechnung beginnt mit dem Saldo, den Sie noch schuldeten, addiert Ihre Einkäufe, zieht Ihre Zahlungen ab und schliesst mit dem, was Sie als Nächstes schulden. Ob Sie alles zahlen, eine Teilzahlung leisten oder nichts zahlen — zu jedem Zeitpunkt steht etwas offen:

Beachten Sie, was der Sammelbetrag gerade getan hat: Er hat die Abrechnung des Vormonats beglichen, nicht die Einkäufe dieses Monats. Das Geld, das Sie fliessen sehen, und der Aufwand, den Sie verbuchen, gehören zu unterschiedlichen Perioden — und wenn der Karteninhaber in Teilzahlungen zahlt, erreicht der Schlusssaldo unter Umständen nie null. Eine getreue Abbildung muss diesen rollenden Saldo irgendwo in der Buchhaltung mitführen, an jedem Tag des Jahres.

Der Kurzschluss und seine Phantomzahlungen

Die verlockende Abkürzung besteht darin, die Karte zu ignorieren: jeden Karteneinkauf so zu verbuchen, als hätte die Bank den Lieferanten direkt bezahlt, und dann den tatsächlichen Sammelbetrag mit einer Gegenbuchung aufzufangen, damit nichts doppelt zählt. Der Aufwand landet auf den richtigen Konten, und die Summen stimmen. Doch sehen Sie sich an, was das Bankjournal nun behauptet:

Die Summe entspricht der Realität, das Journal nicht — und ein Bankjournal, das Bewegungen verzeichnet, die nie stattgefunden haben, ist das Gegenteil der vollständigen, wahrheitsgetreuen Aufzeichnung, die das Gesetz verlangt (Art. 957a Abs. 2 OR). Die Abstimmung gegen den tatsächlichen Kontoauszug wird zur Übung im Sich-Erinnern, welche Buchungen echt sind. Und sobald die Karte nicht vollständig beglichen wird — eine Teilzahlung von 150 statt 205 —, bricht die Fiktion auf: Das Bankkonto ist nun um 55 Franken überzogen, die es nie verlassen haben, und eine manuelle Korrektur muss den Rest auf irgendein Verbindlichkeitskonto parkieren, das diese Methode gar nie haben wollte. Die offene Schuld verschmiert sich am Ende über mehrere Konten und ist nirgends ablesbar.

Was eine getreue Abbildung braucht

Kehrt man diese Schwächen um, schreiben sich die Anforderungen von selbst. Die Karte muss in der Buchhaltung als das existieren, was sie ist — eine Verbindlichkeit, zum Nennwert geführt, auf einem eigenen Konto (Art. 960e Abs. 1 OR). Einkäufe bauen die Schuld Position für Position auf, Begleichungen reduzieren sie, und was offen bleibt, ist schlicht der Saldo des Kontos:

Nichts davon ist exotische Buchführung; es ist die Disziplin, dem Mittelsmann ein eigenes Konto zu geben. Die wirklich interessante Frage ist architektonisch. Systeme der Vorbuchhaltung halten Belege und Zahlungen in einem Nebenbuch und gleichen sie ab, bevor daraus eine Buchung wird — wo also lebt die Karte dort?