Kreditkartenbuchhaltung - Teil 2

Teil 1 endete mit einer Anforderungsliste und einer Frage. Die Anforderungen: ein ehrliches Bankjournal, ein Konto für die Kartenschuld, Teilzahlungen ohne Korrekturen, Gleichgültigkeit gegenüber der Eintreffreihenfolge. Die Frage: Wo lebt die Karte innerhalb der Vorbuchhaltung? Die moderne Vorbuchhaltung erfasst alles in einem Nebenbuch, bevor daraus eine Buchung wird — Belege treffen als offene Posten ein, Bankbewegungen als Geldflüsse, und ein Abgleichsmotor paart sie zu abgeschlossenen Transaktionen. Zwei Entwürfe ringen um den Platz der Karte in diesem Nebenbuch.

Entwurf eins: ein Nebenbuch pro Zahlungsweg

Der explizite Entwurf sagt: Zahlungswege sind verschiedene Welten, also gibt man jedem sein eigenes Nebenbuch. Ein Bank-Nebenbuch enthält, was heutige Systeme ohnehin schon enthalten. Ein Kreditkarten-Nebenbuch enthält die Einkäufe der Karte und die Belege, die sie begleichen. Ein Spesen-Nebenbuch tut dasselbe für Mitarbeitende, die privat bezahlt haben. Die Kreditkartenabrechnung berührt dann zwei Nebenbücher zugleich — ihre Positionen begleichen Belege innerhalb des Karten-Nebenbuchs, während ihr Total im Bank-Nebenbuch zu einem offenen Posten wird, der auf den tatsächlichen Sammelbetrag wartet:

Das liest sich wunderbar. Der Abgleich überschreitet nie eine Nebenbuchgrenze, die Kartenschuld sitzt auf ihrem eigenen Konto, das Bankjournal bleibt ehrlich, und der nächste Zahlungsweg ist einfach das nächste Nebenbuch. Doch der Entwurf verbirgt eine Annahme vor aller Augen: Jeder Beleg muss dem richtigen Nebenbuch zugeteilt werden, bevor der Abgleich überhaupt beginnen kann. Das System muss zum Vornherein wissen, dass diese Restaurantrechnung mit der Kreditkarte bezahlt wurde — unter Umständen mit welcher der Firmenkreditkarten.

Die treuhänderische Realität

Für ein Unternehmen, das seine eigenen Einkäufe noch am selben Abend verbucht, mag das eine vertretbare Erwartung sein. Für einen Treuhänder ist sie es meist nicht. Mandantenunterlagen treffen als Stapel ein — Papier, E-Mail, ein Ordner voller PDFs zum Quartalsende. Der Beleg selbst verrät selten, wie er bezahlt wurde: Dieselbe Restaurantrechnung könnte ab Bankkonto, mit der Privatkarte des Inhabers, mit einer von zwei Firmenkarten oder aus der Portokasse beglichen worden sein. Die ehrliche Antwort auf „Zu welchem Nebenbuch gehört dieser Beleg?“ lautet viel zu oft: „Wir werden es wissen, wenn das Geld auftaucht.“

Und ein Beleg, der dem falschen Nebenbuch zugeteilt wird, lässt sich nicht etwa bloss schlecht abgleichen — er lässt sich gar nicht abgleichen, weil sein Gegenstück in einem Nebenbuch liegt, in das der Abgleich nie hineinschaut. Jeder falsch zugeteilte Beleg muss bemerkt, herausgezogen und von Hand neu zugeteilt werden. Die Korrekturen, die dieser Entwurf vermeiden sollte, kehren durch die Hintertür zurück.

Entwurf zwei: ein Nebenbuch, viele Zahlungswege

Der verallgemeinerte Entwurf kehrt die Annahme um. Es gibt ein einziges Nebenbuch, und Belege sind universell: Jeder Beleg wird zu einem offenen Posten, ohne Festlegung, wie er bezahlt werden wird. Was variiert, ist die Gegenseite. Eine Zahlung ist eine Bewegung gegen irgendein Bilanzkonto — das Bankkonto, wenn eine Bankbewegung eintrifft, das Verbindlichkeitskonto der Karte, wenn eine Position der Kreditkartenabrechnung eintrifft, das Vorschusskonto eines Mitarbeiters, wenn eine Spesenabrechnung eingeht. Der Abgleich entscheidet dann, Posten für Posten, wer was bezahlt hat. Der Beleg erfährt seinen Zahlungsweg vom Geld — nicht umgekehrt:

Die Eintreffreihenfolge ist konstruktionsbedingt irrelevant — beim Abgleich wird nichts gebucht, also hängt nichts davon ab, wer zuerst kam. Das Bankjournal und das Kartenkonto fallen genau gleich aus wie in Entwurf eins. Die Teilzahlung aus Teil 1 braucht in keinem der beiden Entwürfe eine Korrektur: Die offenen 55 bleiben einfach auf dem Kartenkonto stehen, bis die nächste Bankbewegung sie ausgleicht.

Das Warten als Prinzip

Der Preis fällt anderswo an. Ein einziges Nebenbuch, in dem alles universell ist, ist ein Wartezimmer: offene Posten, die auf Geldflüsse warten, Kartenpositionen, die auf Belege warten, Abrechnungstotale, die auf Bankbewegungen warten — alles in einem Pool. Die Intelligenz, welche die Nebenbuchgrenzen bisher lieferten, muss nun im Abgleichsmotor stecken. Er bewertet Kandidatenpaare nach Betrag, nach Datum, nach Wortlaut und muss schliessen, dass der 50-Franken-Restaurantposten zur 50-Franken-Position der Karte gehört — und nicht zur zufälligen 50-Franken-Bankbewegung aus derselben Woche. Mehrdeutigkeit ist der Fehlerfall, Geduld das Betriebsprinzip. Das System wird kunstvoller, damit die Belege einfach bleiben dürfen.

Beide Entwürfe bilden die Karte getreu ab; sie unterscheiden sich darin, wo sie Wissen verlangen. Der eine verlangt es beim Eingang, wo ein Treuhänder oft keines hat. Der andere wartet damit bis zum Abgleich, wo es der Geldfluss schliesslich mitbringt. Für einen treuhänderischen Arbeitsablauf — Unterlagen von Mandanten, Abrechnungen von Banken und Kartenherausgebern und niemand im Raum, der sich erinnert, welche Karte das Restaurant bezahlt hat — passt die zweite Antwort dazu, wie das Wissen tatsächlich eintrifft: mit dem Geld. Ein System, das zum Warten gebaut ist, muss nicht fragen.